Là một trong số những tính năng hỗ trợ người cần sử dụng rất nhiều, tuy vậy mail merge lại không thực sự phổ biến. Vậy mail merge là gì và bí quyết sử dụng mail merge trong số vấn đề của công việc hiện nay như thế nào?


Mail merge là gì?

Mailing merge là một tính năng chuyên sử dụng để soạn thảo một email dựa bên trên giao diện của nền tảng Microsoft word hoặc excel. Tính năng này được cho phép người dùng bao gồm thể tạo ra nhiều bản sao của e-mail để gửi đến những địa chỉ không giống nhau.

Bạn đang xem: Cách chạy mail merge

*
Mail merge là gì?

Với tính năng này, bạn chỉ cần người cần sử dụng sở hữu một mẫu thư nhất định. Thuộc với đó là một số thông tin khác nhau cơ bản như: tên, giới tính, nội dung yêu cầu của thư. Tính năng mail merge sẽ giúp bạn gồm thể tự động gửi nội dung email một giải pháp nhanh gọn nhất.

Mail merge trong word là gì?

Chức năng mail merge trong Microsoft word là một chứng năng giúp người dùng tất cả thể tiết kiệm được thời gian khi xử lý một mẫu văn bản đơn giản như: hợp đồng lao động, thư mời, thông báo… trong word. Chỉ cần người dùng gồm mẫu template word sẵn từ trước, chức năng này sẽ góp bạn chấm dứt mọi việc một bí quyết dễ dàng chỉ trong thời gian rất ngắn.

Mail merge trong excel là gì?

Tính năng này vào excel được hiểu là phương pháp tự động nhập một dữ liệu từ bảng tính bên ngoài vào một văn bản thông thường. Từ đó người dùng tất cả thể tạo ra được nhiều nội dung với các tính năng cá thể hóa cao nhưng không phải tốn vượt nhiều thời gian mang lại việc soạn thảo văn bản.

Tuy nhiên, công cụ này thường được sử dụng ở trong MS word nhiều hơn. Cùng nếu như bạn muốn sử dụng chương trình này vào excel phải cần chú ý những điều sau:

trong dải ô tính phải chứa dữ liệu cần nhập. Trong dải ô tính bất kỳ phải bao gồm nội dung văn bản. Công thức để truy tìm xuất dữ liệu tại ô tính cung cấp nháp hiện tại cần dựa trên hàm indirect. Sử dụng nhiều công thức khác nhau để tạo ra bức thư hoàn chỉnh.

Cấu trúc mail merge

Để gồm thể bắt đầu phương pháp dùng mail merge, họ cần phải nắm rõ về cấu trúc của tính năng này ra sao. Cấu trục để tạo mail merge vào word cùng excel sẽ gồm những tin tức sau:

Nguồn gốc dữ liệu

Trong mục này, tùy vào nội dung và nguồn dữ liệu cơ mà cũng cần phải tất cả những tùy chỉnh nhằm thể hiện đúng nội dung sau khoản thời gian đã tạo ra hàng loại những thư điện tử không giống nhau từ tính năng. Những thông tin tùy chỉnh này thường là:

Họ tên, địa chỉ người nhận e-mail Tên các tổ chức, doanh nghiệp nhận mail merge

Trong các bức thư bao gồm dùng mail merge, tất cả các nguồn dữ liệu sẽ được trình bày theo một danh sawcsh cố định nhưng mà người dùng đã tạo sẵn. Các danh sách dữ liệu này còn có thể là:

Bản tổng hợp danh bạ người gửi Bản tính trong excel Một bảng tính được lập vào word những văn bản tất cả cấu trúc phân loại dữ liệu rõ ràng…

Các nội dung cơ bản vào mail merge

Những nội dung mà bạn thấy trong số email gồm sử dụng mailing merge về cơ bản cũng giống như những email bình thường khác với những thông tin cơ bản như:

Họ tên, địa chỉ người gửi mail Họ tên, địa chỉ người nhận mail Nội dung bao gồm của lá thư điện tử…

Thông thường, những nội dung này sẽ được định vị với các vị trí đã tất cả và chỉ thể hiện những nội dung cụ đổi khi người dùng lấy nguồn dữ liệu từ một nơi mới.

Xem thêm: Bị Vỡ Nhiệt Kế Thủy Ngân - Xứ Lý Khi Cặp Nhiệt Độ Bị Vỡ

Khi bạn đã kết hợp để đủ những nội dung cơ bản cùng với nguồn dữ liệu thì word sẽ hỗ trợ bạn tạo ra những loạt thư mẫu một biện pháp hoàn chỉnh. Tuy vậy nội dung cơ bản sẽ không giống nhau tùy thuộc vào những chỉnh sửa đến từ người dùng.

Cách sử dụng mail merge cơ bản vào word

Việc sử dụng mail merge hiện cũng rất đơn giản. Thậm chí kể cả việc bạn không có kiến thức về công nghệ cũng hoàn toàn có thể làm cho được. Tùy từng chương trình, bạn cần tuân theo các bước sau để gồm cách tạo mail merge đến mình.

Bước 1: Mở một bản tệp tin word với nội dung đã tất cả sẵn. Thời điểm này, bạn lựa chọn theo đường dẫn sau: Mailing/ Start mail merge/ Step by step mail merge wizard
*
Hướng dẫn sử dụng mail merge cơ bản Bước 2: Click chuột vào ô “Use the current document“. Sau đó chọn nút “Next select recipients
*
Click chuột vào ô use the current document Bước 3: tìm ô chứa tệp tin dữ liệu dưới dạng excel. Sau đó click chọn “Open” để mở theo hình.
*
search ô chứa tệp tin dữ liệu dưới dạng excel Bước 4: lúc này, giao diện screen sẽ mở hộp thoại mail merge recipients, bạn click chọn mục “OK“.
*
Hộp thoại mail merge recipients Bước 5: sau khi hoàn thiện các công đoạn trên, bạn di chuyển nhỏ trỏ chuột tới vị trí cần chèn như ví dụ.
*
Di chuyển con chuột tới vị trí cần chèn Bước 6: sau khi đã điền đầy đủ những thông tin nội dung cần thiết. Sản phẩm cuối cùng sẽ được như vào hình.
*
Kiểm tra sản phẩm cuối thuộc Bước 7: Click chọn “Next: preview your letter” để kết thúc quá trình.

Cách chỉnh sửa tính năng mail merge trong bảng excel

Để có thể chỉnh sửa được nội dung của những thư mail merge tại bản tính excel. Bạn cần phải sử dụng hàm text để gồm thể có được sự điều chỉnh các công cụ của excel. Đối với hàm text, người dùng bao gồm thể dễ dàng cầm đổi những thông tin dữ liệu khác biệt như ngày sịnh, họ tên quý phái một định dạng khác theo đúng như nguyện vọng của người dùng. Mặc dù nhiên, một điều tương đối phức tạp của các thức này đó là bạn cần phải biết những code định dạng văn bản mặc dầu những đoạn code này khá giống với các dang mã được cần sử dụng ở chế độ custom number.

Lúc này, bạn đề xuất đưa định dạng những ô tính chứa những công thức theo một kiểm định dạng khác biệt để khiến cho hệ thống hiểu rằng đây chỉ là định dạng văn bản bình thường. Vì đó, nếu bạn bao gồm tùy chỉnh mail merger thì các thông tin cũng sẽ không bị biến dạng với bức thư điện tử sẽ giữ nguyên được chất lượng của nó. Thuộc với đó, những tùy chọn về phông chữ, kích thước, màu sắc cũng sẽ không bị cố đổi.

Trên đây là một số chia sẻ của tuygiangho.vntuygiangho.vn về tính năng mail merge là gì? thuộc với đó là cách sử dụng mail merge cơ bản cho người dùng. Hy vọng qua bài viết, bạn sẽ biết được cách thức sử dụng mail merge để gửi thư một cách nhanh lẹ nhất phục vụ cho các công việc không giống nhau của mình cũng như của doanh nghiệp.

► Tất tần tật về kỹ năng văn phòng, bí quyết giúp bạn xử lý những tình huống nơi công sở